Definimos con claridad las responsabilidades, funciones, requisitos y competencias de los cargos para fortalecer la organización del trabajo y facilitar una gestión integral del talento humano.

Nuestra Consultoría en Elaboración de Manual de Funciones y Descriptores de Cargos permite diseñar o actualizar los perfiles de los puestos de una organización mediante un análisis estructurado de sus funciones y responsabilidades.

El proceso utiliza un enfoque de Mapa Funcional y Gestión por Competencias, procurando que cada descriptor represente lo que la organización necesita del cargo y no únicamente las actividades que tradicionalmente ha realizado la persona que actualmente lo ocupa.

LOGRO / RESULTADO

La organización obtiene un sistema actualizado de descripción de cargos que permite establecer con mayor claridad para qué existe cada puesto, cuáles son sus responsabilidades, qué resultados debe aportar y qué conocimientos y competencias requiere para desempeñarse adecuadamente.

La consultoría permite responder preguntas como:

• ¿Están claramente definidas las responsabilidades de cada cargo?
• ¿Existen funciones duplicadas entre diferentes puestos?
• ¿Hay responsabilidades importantes que actualmente no están asignadas?
• ¿Los descriptores reflejan realmente la estructura y necesidades actuales de la organización?
• ¿Los requisitos académicos y de experiencia son coherentes con las responsabilidades del puesto?
• ¿Están claramente definidas las competencias necesarias para cada cargo?
• ¿Los diferentes puestos requieren el mismo nivel de dominio de una competencia?
• ¿Los descriptores pueden utilizarse como base para selección, evaluación, formación y desarrollo?
• ¿La organización cuenta con un inventario actualizado de sus cargos?

El resultado busca convertir los descriptores en instrumentos de gestión, y no simplemente en documentos administrativos archivados.

¿QUÉ ABORDA LA CONSULTORÍA?

El proceso comprende cinco grandes componentes:

1. Diagnóstico e inventario de cargos

Inicialmente se revisa la información organizacional disponible para comprender la estructura de puestos existente.

Dependiendo del alcance, pueden analizarse:

• Estructura organizativa vigente.
• Inventario de cargos.
• Manual de Organización.
• Descriptores existentes.
• Reglamentos y normativa interna.
• Procesos institucionales.
• Información complementaria relacionada con las responsabilidades de las áreas.

Esta etapa permite identificar cargos vigentes, puestos que requieren actualización y posibles inconsistencias entre la estructura formal y la realidad organizacional.

2. Análisis funcional de la organización y de los cargos

La definición de un puesto no debería partir únicamente de una lista histórica de tareas.

Por ello, nuestro enfoque analiza las funciones desde la contribución que cada área y cada cargo debe realizar para alcanzar los propósitos de la organización.

La Metodología de Mapa Funcional permite establecer una relación lógica entre:

Propósito organizacional → Funciones de las áreas → Responsabilidades de los cargos → Resultados esperados

De esta manera se busca que las responsabilidades individuales mantengan coherencia con los objetivos y funcionamiento general de la organización.

El proceso permite identificar y organizar funciones, responsabilidades y resultados de los diferentes cargos evitando, en lo posible:

• Duplicidades.
• Vacíos de responsabilidad.
• Funciones excesivamente generales.
• Actividades que no corresponden al nivel del cargo.
• Descripciones centradas exclusivamente en tareas.
• Responsabilidades desactualizadas.

La metodología específica de desagregación funcional, instrumentos y criterios utilizados en este análisis forman parte de nuestro proceso técnico y se adaptan a las características de cada organización.

3. Construcción o actualización de los Descriptores de Cargos

Con la información obtenida se diseñan o actualizan los perfiles correspondientes a los diferentes puestos.

Dependiendo de las características de la organización, cada descriptor puede considerar elementos como:

Información general del cargo

• Denominación del puesto.
• Área organizativa.
• Dependencia jerárquica.
• Personal bajo su responsabilidad, cuando corresponda.

Propósito del cargo

Define la razón principal por la cual existe la posición y su contribución dentro de la organización.

Funciones y responsabilidades

Establece las principales responsabilidades y resultados esperados del puesto.

Relaciones de trabajo

Identifica las principales interacciones internas y externas necesarias para el cumplimiento de sus responsabilidades.

Requisitos del cargo

Puede incluir:

• Formación académica.
• Experiencia.
• Conocimientos específicos.
• Requisitos adicionales relacionados con la naturaleza del puesto.

Competencias requeridas

Se establecen las competencias que la persona necesita demostrar para responder adecuadamente a las exigencias del cargo.

La metodología interna contempla precisamente estos grandes componentes dentro de la descripción y análisis de puestos.

4. Diseño o actualización del Diccionario de Competencias

Cuando el alcance contratado lo incluye, se desarrolla o actualiza el Diccionario de Competencias Organizacionales.

Este instrumento permite establecer un lenguaje común para definir las capacidades y comportamientos que la organización espera de sus colaboradores.

Las competencias pueden responder a diferentes necesidades, por ejemplo:

• Competencias institucionales.
• Competencias de gestión.
• Competencias de liderazgo.
• Competencias específicas o técnicas.
• Competencias relacionadas con determinados grupos ocupacionales.

Cada competencia se define de forma que pueda ser posteriormente utilizada en otros procesos de gestión del talento.

NIVELES DE DOMINIO SEGÚN LAS RESPONSABILIDADES DEL CARGO

No todos los puestos necesitan demostrar una determinada competencia con la misma profundidad.

Una competencia puede requerirse en un nivel básico para un cargo y en niveles significativamente superiores para posiciones con mayor especialización, autonomía, impacto o responsabilidad.

Por ello, la consultoría permite establecer niveles de dominio diferenciados según los grupos ocupacionales y requerimientos de los puestos.

Esto evita una práctica frecuente: asignar exactamente las mismas competencias y exigencias a toda la organización, independientemente de las responsabilidades de cada cargo.

Los criterios específicos utilizados para definir y valorar esos niveles forman parte de la metodología técnica de Avance y Desempeño.

5. Integración del Manual de Funciones y Descriptores de Cargos

Una vez revisados y validados los diferentes puestos, los documentos son integrados dentro de un Manual de Funciones y Descriptores de Cargos.

El Manual permite contar con una referencia institucional uniforme para comprender:

• Qué cargos conforman la organización.
• Para qué existe cada puesto.
• Qué responsabilidades posee.
• Qué relaciones de trabajo necesita establecer.
• Qué requisitos debe cumplir.
• Qué competencias requiere.

De esta forma, la organización dispone de un instrumento que puede mantenerse actualizado conforme evoluciona su estructura y su modelo de gestión.

MÁS QUE UNA LISTA DE TAREAS

Un descriptor técnicamente adecuado no debería limitarse a registrar todo lo que una persona realiza durante su jornada.

Debe representar el cargo que la organización necesita.

Por ello, nuestro enfoque procura diferenciar entre:

La persona que actualmente ocupa el puesto y el puesto que institucionalmente debe existir.

Esta diferenciación resulta especialmente importante cuando los descriptores llevan varios años sin actualizarse, cuando existen responsabilidades que se han incorporado informalmente o cuando determinadas personas han acumulado funciones que no necesariamente corresponden al diseño del cargo.

DESCRIPTORES COMO BASE DE LA GESTIÓN DEL TALENTO

Un Manual de Funciones actualizado puede convertirse en uno de los principales insumos de otros subsistemas de Recursos Humanos.

Puede apoyar procesos como:

• Reclutamiento y selección.
• Evaluación del desempeño.
• Identificación de necesidades de formación.
• Planes de sucesión y carrera.
• Valoración de puestos.
• Diseño de estructuras salariales.
• Análisis de cargas laborales.
• Gestión por competencias.
• Movilidad y promociones internas.

Esto permite que diferentes procesos de talento utilicen una referencia común sobre lo que cada puesto requiere.

¿CUÁNDO CONVIENE ACTUALIZAR LOS DESCRIPTORES?

Este tipo de consultoría resulta particularmente útil cuando:

• Los descriptores tienen varios años sin actualizarse.
• La estructura organizativa ha cambiado.
• Se han creado o eliminado cargos.
• Existen funciones duplicadas entre puestos.
• Las responsabilidades reales son distintas de las documentadas.
• Se implementará un sistema de evaluación del desempeño.
• Se desarrollará una valoración de puestos.
• Se necesita implementar gestión por competencias.
• Existen dificultades para establecer perfiles durante los procesos de selección.
• Se realizará un estudio de cargas laborales.
• Se diseñarán planes de carrera o sucesión.
• La organización se encuentra en crecimiento o transformación.

¿QUÉ BENEFICIOS GENERA?

La consultoría contribuye a:

• Clarificar funciones y responsabilidades.
• Reducir duplicidades y vacíos funcionales.
• Mejorar la distribución del trabajo.
• Establecer perfiles más claros para selección.
• Definir requisitos coherentes con las responsabilidades de cada cargo.
• Fortalecer la gestión por competencias.
• Facilitar la evaluación del desempeño.
• Orientar los procesos de formación y desarrollo.
• Proporcionar insumos para valoración de puestos y política salarial.
• Favorecer procesos de sucesión y carrera.
• Mejorar la formalización organizacional.
• Facilitar la incorporación de nuevos colaboradores.
• Contar con documentación institucional actualizada.

PRODUCTOS A ENTREGAR

Dependiendo del alcance contratado, la consultoría puede incluir:

• Inventario actualizado de cargos.
• Mapa Funcional de la organización.
• Mapas funcionales por áreas o cargos, cuando corresponda.
• Diccionario de Competencias Organizacionales.
• Definición de niveles de dominio por grupos ocupacionales.
• Descriptores individuales de los diferentes cargos.
• Manual de Funciones y Descriptores de Cargos.
• Recomendaciones derivadas del análisis realizado.